Consideraciones sobre los manuales de producción SOP´s

Muchas empresas desde hace mucho tiempo basan sus procesos de producción en manuales de procedimientos establecidos, para conocer lo que se debe hacer, como se debe hacer y cuando debe hacerse.

Los grandes corporativos lo tienen bien claro, el Manual de Procedimientos estándar, es la mejor herramienta para tener una producción consistente en calidad y cantidad. SOP´s Standard Operation Manual, por sus siglas en inglés es una herramienta que siempre será indispensable en las empresas que están dispuestas a hacer bien el trabajo, de manera uniforme y controlada, en cualquier parte del mundo.

La estadounidense McDonald´s es un claro ejemplo de esto. McDonald´s hace la misma hamburguesa en Italia, México, o Nueva York, debido a que tienen un manual de procedimientos y la hamburguesa es del mismo tamaño, la carne, la lechuga y jitomate, cebolla y pepinillos son de la misma calidad, siempre estarán a la misma temperatura, y tendrán el mismo sabor. El número de personas son siempre las mismas por unidad de trabajo y las actividades están perfectamente definidas. Los errores son mínimos, la calidad uniforme y estandarizada, que es lo que el cliente está buscando.

Muchos podrán decirme: Trabajamos con seres vivos, y no puedes evitar la variación biológica, y quizá tienen razón, pero como toda empresa, podemos organizar los procedimientos y aceptar las variaciones biológicas. Sé que al castrar habrá algunos lechones sin testículos, y habrá quizá alguna hermafrodita, pero el proceso de castración en el 99 % de los lechones debe ser estandarizado, así como la edad, y los materiales necesarios a utilizar. Muchas gerentes y dueños de empresas no han descubierto aún la utilidad de esta herramienta, ni los alcances que puede tener.

Aquí mis consideraciones al respecto:

Los manuales de operaciones, deben formar parte del proceso administrativo de las granjas. No es necesario describir con perfecto detalle todas y cada una de las actividades que se realizan en las granjas, pero si las mas importantes o las que pueden tener mas impacto en la eficiencia y productividad.

Como ejemplo: La Bioseguridad. Debe estar por escrito y debe ser muy claro para todo el personal que trabaje en la empresa, lo que debe hacerse, y lo que no debe hacerse.  Es crucial para el negocio que esté escrito en el manual y que las personas estén informadas.

Los procedimientos para las Primerizas, es otro claro ejemplo de como debe funcionar un Manual de Procedimientos. Describir perfectamente los procedimientos para el ingreso, cuarentena o aislamiento, adaptación, días de permanencia por sitio, edades, muestreos, calendario de vacunación, por edades, con un cronograma establecido. Detallar tipo de vacuna, dosis y vía de aplicación, materiales a utilizar, jeringas y agujas a utilizar, personal requerido, tiempo establecido por número de animales, inicio de estimulación de celos y el protocolo de inseminación para primerizas.

Los manuales para las granjas NO deben ser tan complejos y deben ser una herramienta de trabajo que ayude al personal a realizar mejor sus actividades y a los supervisores a capacitar y supervisar mejor las actividades basados en un sistema, y no divagar en trivialidades.

Las principales ventajas de tener un manual de procedimientos son:

• Estandarizar las actividades.
• Tener las bases para ofrecer capacitación sobre procedimientos establecidos.
• Que el personal sepa perfectamente lo que debe hacer
• Que los supervisores sepan perfectamente lo que deben supervisar.
• Esto permite a los supervisores valorar la calidad y cantidad de trabajo, para poder sancionar o premiar a sus empleados.
• Facilita el establecimiento y logro de metas y objetivos.
• Que los productos sean uniformes en cantidad y calidad.
• Que los costos y gastos sean uniformes y estables.
• Que los clientes confíen en que la cantidad y calidad será estandarizada.
• Tener acceso a nuevos niveles calidad, trazabilidad y herramientas administrativas.
• Optimiza los recursos financieros y humanos.
• Incrementa la productividad.
• Se facilita el análisis de los procedimientos.
• Se establece un programa de mejora continua.

Algunas desventajas que se pueden presentar son:

Reducen la creatividad y por tanto la generación de nuevas ideas.

Hacen un poco más lentos los cambios.

Generan monotonía en algunas personas.

Los puntos básicos que debe contener el Manual de Procedimientos son:

• Índice.
• Secciones por área de trabajo.
• Cada actividad, debe describir perfectamente:
• Que debe hacerse
• Para que y porque debe hacerse
• Como debe hacerse
• Materiales y equipo necesario
• Objetivos y metas de la actividad.

Las secciones sugerida para un Manual de Operaciones estándar en una granja de cerdos son:

• Visión y Misión de la empresa
• Bioseguridad
• Área de reemplazos, origen, cuarentena, infectena, aislamiento, aclimatación etc.
• Área de gestación y servicios
• Manejo de semen.
• Área de maternidades
• Sitio dos
• Sitio tres.
• Procedimientos de lavado y desinfección.
• Ventas procedimientos y clasificaciones. Primeras, segundas, desechos etc.
• Manejo de transportes.
• Normas o políticas de recursos humanos, donde se incluyan las prestaciones, los deberes y obligaciones de los empleados y de la empresa, horarios, definidos, pagos, sanciones y bonos en caso de tenerlos.
• Administración de recursos como alimento, materiales y equipos.
• Mantenimiento preventivo y correctivo.
• Manejo de desechos y descargas. Mortalidad y lagunas.

Los manuales de operaciones estándar deben actualizarse constantemente, mediante propuestas claras y definidas, producto de mejoras o evolución del mercado y los sistemas.

Normalmente cada año se añaden, se quitan o se modifican procedimientos a fin de mantener las actividades realizadas en evolución constante.

Los empleados y supervisores pueden y deben sugerir los cambios que se consideren prudentes, buscando siempre ahorrar recursos y facilitar los procedimientos.

EL TIP:

• Busca asesoría profesional para generar tu Manual de Procedimientos Estándar, y convierte tu granja en una real empresa.
• Actualiza tus manuales escuchando a tu personal, ellos saben lo que es mejor y más eficiente.
• No pierdas el objetivo y usa el manual para mejorar, no para empeorar tus procesos.  Saludos.