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19-jul-2021 (hace 9 días)

Considerasiones sobre los manuales de producción SOP´s

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Por: MVZ Jorge Perea | Coach en Producción

Muchas empresas desde hace mucho tiempo basan sus procesos de producción en manuales de procedimientos establecidos, para conocer lo que se debe hacer, como se debe hacer y cuando debe hacerse.

Los grandes corporativos lo tienen bien claro, el Manual de Procedimientos estándar, es la mejor herramienta para tener una producción consistente en calidad y cantidad. SOP´s Standard Operation Manual, por sus siglas en inglés es una herramienta que siempre será indispensable en las empresas que están dispuestas a hacer bien el trabajo, de manera uniforme y controlada, en cualquier parte del mundo.

La estadounidense McDonald´s es un claro ejemplo de esto. McDonald´s hace la misma hamburguesa en Italia, México, o Nueva York, debido a que tienen un manual de procedimientos y la hamburguesa es del mismo tamaño, la carne, la lechuga y jitomate, cebolla y pepinillos son de la misma calidad, siempre estarán a la misma temperatura, y tendrán el mismo sabor. El número de personas son siempre las mismas por unidad de trabajo y las actividades están perfectamente definidas. Los errores son mínimos, la calidad uniforme y estandarizada, que es lo que el cliente está buscando.

Muchos podrán decirme: Trabajamos con seres vivos, y no puedes evitar la variación biológica, y quizá tienen razón, pero como toda empresa, podemos organizar los procedimientos y aceptar las variaciones biológicas. Sé que al castrar habrá algunos lechones sin testículos, y habrá quizá alguna hermafrodita, pero el proceso de castración en el 99 % de los lechones debe ser estandarizado, así como la edad, y los materiales necesarios a utilizar. Muchas gerentes y dueños de empresas no han descubierto aún la utilidad de esta herramienta, ni los alcances que puede tener.


Aquí mis consideraciones al respecto:

Los manuales de operaciones, deben formar parte del proceso administrativo de las granjas. No es necesario describir con perfecto detalle todas y cada una de las actividades que se realizan en las granjas, pero si las mas importantes o las que pueden tener mas impacto en la eficiencia y productividad.

Como ejemplo: La Bioseguridad. Debe estar por escrito y debe ser muy claro para todo el personal que trabaje en la empresa, lo que debe hacerse, y lo que no debe hacerse.  Es crucial para el negocio que esté escrito en el manual y que las personas estén informadas.

Los procedimientos para las Primerizas, es otro claro ejemplo de como debe funcionar un Manual de Procedimientos. Describir perfectamente los procedimientos para el ingreso, cuarentena o aislamiento, adaptación, días de permanencia por sitio, edades, muestreos, calendario de vacunación, por edades, con un cronograma establecido. Detallar tipo de vacuna, dosis y vía de aplicación, materiales a utilizar, jeringas y agujas a utilizar, personal requerido, tiempo establecido por número de animales, inicio de estimulación de celos y el protocolo de inseminación para primerizas.

Los manuales para las granjas NO deben ser tan complejos y deben ser una herramienta de trabajo que ayude al personal a realizar mejor sus actividades y a los supervisores a capacitar y supervisar mejor las actividades basados en un sistema, y no divagar en trivialidades.

Las principales ventajas de tener un manual de procedimientos son:

  • Estandarizar las actividades.
  • Tener las bases para ofrecer capacitación sobre procedimientos establecidos.
  • Que el personal sepa perfectamente lo que debe hacer
  • Que los supervisores sepan perfectamente lo que deben supervisar.
  • Esto permite a los supervisores valorar la calidad y cantidad de trabajo, para poder sancionar o premiar a sus empleados.
  • Facilita el establecimiento y logro de metas y objetivos.
  • Que los productos sean uniformes en cantidad y calidad.
  • Que los costos y gastos sean uniformes y estables.
  • Que los clientes confíen en que la cantidad y calidad será estandarizada.
  • Tener acceso a nuevos niveles calidad, trazabilidad y herramientas administrativas.
  • Optimiza los recursos financieros y humanos.
  • Incrementa la productividad.
  • Se facilita el análisis de los procedimientos.
  • Se establece un programa de mejora continua.

Algunas desventajas que se pueden presentar son:

Reducen la creatividad y por tanto la generación de nuevas ideas.

Hacen un poco más lentos los cambios.

Generan monotonía en algunas personas.

Los puntos básicos que debe contener el Manual de Procedimientos son:

  • Índice.
  • Secciones por área de trabajo.
  • Cada actividad, debe describir perfectamente:
  • Que debe hacerse
  • Para que y porque debe hacerse
  • Como debe hacerse
  • Materiales y equipo necesario
  • Objetivos y metas de la actividad.

Las secciones sugerida para un Manual de Operaciones estándar en una granja de cerdos son:

  • Visión y Misión de la empresa
  • Bioseguridad
  • Área de reemplazos, origen, cuarentena, infectena, aislamiento, aclimatación etc.
  • Área de gestación y servicios
  • Manejo de semen.
  • Área de maternidades
  • Sitio dos
  • Sitio tres.
  • Procedimientos de lavado y desinfección.
  • Ventas procedimientos y clasificaciones. Primeras, segundas, desechos etc.
  • Manejo de transportes.
  • Normas o políticas de recursos humanos, donde se incluyan las prestaciones, los deberes y obligaciones de los empleados y de la empresa, horarios, definidos, pagos, sanciones y bonos en caso de tenerlos.
  • Administración de recursos como alimento, materiales y equipos.
  • Mantenimiento preventivo y correctivo.
  • Manejo de desechos y descargas. Mortalidad y lagunas.

Los manuales de operaciones estándar deben actualizarse constantemente, mediante propuestas claras y definidas, producto de mejoras o evolución del mercado y los sistemas.

Normalmente cada año se añaden, se quitan o se modifican procedimientos a fin de mantener las actividades realizadas en evolución constante.

Los empleados y supervisores pueden y deben sugerir los cambios que se consideren prudentes, buscando siempre ahorrar recursos y facilitar los procedimientos.

EL TIP:

  • Busca asesoría profesional para generar tu Manual de Procedimientos Estándar, y convierte tu granja en una real empresa.
  • Actualiza tus manuales escuchando a tu personal, ellos saben lo que es mejor y más eficiente.
  • No pierdas el objetivo y usa el manual para mejorar, no para empeorar tus procesos.  Saludos.

                                                                          

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