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07-nov-2017 (hace 3 años 8 meses 24 días)

La reunión de los lunes; “Hay más en ella de lo que se ve a simple vista”.

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Es bien sabido, que para lograr y mantener el éxito, hay un largo y sinuoso camino de trabajo, y más trabajo.

J. Fernández, G. Cano, X. Serra, R. Galofré, R. Segundo, J. Sanmartín*
Optimal Pork Production Group

No hay más que hablar con los deportistas de elite, para saberlo. En el Basquetbol, como en tantos deportes más, existe “la reunión de vestuarios”, o la “reunión de entretiempo” ¿Por qué? ¿Por qué es tan importante, hasta llegar a parar un partido para reunirse? Ese será el tema de este artículo. Reuniones efectivas, como herramienta de mejora en las granjas porcinas.

En las granjas es necesario realizar varios tipos de reuniones. Siendo las más importantes:

  1. Las reuniones de seguimiento productivo (“Reunión de los lunes”)
  2. Reuniones personales (gestión de actitudes, resultados, crisis interpersonales, etc.)
  3. Reuniones Específicas (un tema en concreto)
  4. Reuniones de Formación (basadas en necesidades del equipo)

En este artículo, hablaremos de las reuniones de Seguimiento Productivo, o, lo que damos por llamar, la “Reunión de los lunes”. El concepto y foco principal de esta reunión es que se trata de una reunión de seguimiento “a semana cerrada”. O sea, su foco es evaluar los eventos y desvíos de la producción que sucedieron la semana anterior.

La reunión de los lunes, no tiene por qué ser los lunes, dado que, según el día de destete, los lunes, pueden ser un día de mucha actividad. Sea que sea un lunes o un miércoles, lo importante es que suceda todas las semanas, el mismo día, incorporándose a la rutina de trabajo (igual que lo hace el DT).

¿Pero por qué es tan importante hacer esta reunión?

  1. En primer lugar; refuerza la cadena de mando. Esto es; quien cita la reunión, espera la concurrencia de todos los involucrados, en general, los responsables de cada sección.

 

  1. En segundo lugar; conecta al personal con los resultados de la granja. De la sicología laboral, sabemos desde hace tiempo, que “conectar al personal con los resultados” es un factor motivador, así como también sabemos que, “la desconexión con los resultados del esfuerzo laboral, llevan a la alineación (…“sensación de no sentirse parte de”…) Dicho de otra forma - como me han dicho muchas veces -  “¿si al jefe no le importa, por qué me va a importar a mí?”

 

  1. En tercer lugar; el personal que se sabe supervisado, rinde más en su trabajo. Si bien, parece obvio, esto también se aprendió en sicología laboral como por la década del 30.

 

  1. También hace algo más, que es muy importante, que es dar el mensaje claro, por parte “del jefe” (dueño, encargado, veterinario auditor, etc.) de que “ustedes (los citados a esta reunión), son muy importantes para mí”.

 

  1. Por si estos cuatro aspectos, por si solos, no fueran importantes, reuniones bien planificadas, alinean las energías y el foco en la misión del equipo, se retroalimentan soluciones de los temas a mejorar, obligan y entrenan a la puntualidad, y enseñan al equipo la comunicación asertiva.

Objetivos y Estructura de la reunión:

1. Se fija a una hora “no critica”, ejemplo, después de comer. Y con una duración corta. Comienzo puntual, final puntual Ej. Siempre de 2 a 2:45.

2. Tiene una agenda clara: Revisar resultados productivos, tomados del programa de gestión, y comparados contra los objetivos anuales pautados.

3. La reunión la prepara el asesor, veterinario, jefe de producción, o dueño, en base al análisis del sistema de gestión.

4. Los citados a la reunión son; los encargados de área, o, en granjas chicas, todo el personal.

5. Habrán 15 minutos, máximo, para discutir cada sección (Reposición, Cubrición-Gestación, Maternidad, etc.). Se discutirá en este orden; Resultados, Necesidades, Oportunidades de mejora, etc. Todo tema que surja, que no es de resultados de producción, se dice “me interesa ese tema, pero lo discutiremos en otra reunión, quédate unos minutos luego de esta, y lo hablamos”. Esto mantiene la disciplina y el foco de la reunión de los resultados de la producción.

6. Al final, habrán 15 minutos, para; Conclusiones, Recomendaciones, y trazado de objetivos y metas a lograr en la siguiente semana.

Cambiar la estructura y objetivos, según los resultados:

Si la granja va bien, y se está obteniendo consistentemente, buenos resultados, estas reuniones pueden volverse repetitivas y monótonas. En este caso, cada 2 o 3 semanas, se puede cambiar la estructura a; Reunión Especifica, o Reunión de Formación. En este caso, se invita a especialistas a explicar un tema de interés, se trae a estudiantes y se planea una tesis de trabajo (ejemplo; pesar individualmente los lechones para evaluar nivel de variación de pesos). También se puede planificar eventos, necesidades, etc.   

Si la granja va mal, la tensión de las reuniones subirá, y se debe cuidar a las personas involucradas, evitando las criticas personales.

Si la crisis es por factores externos, fuera del control del equipo, (Caso; PRRS, PED o Micotoxinas). Se debe aprovechar para dar al equipo, más conocimiento de lo que está sucediendo, que sepan que esperar del cuadro, calmar la frustración, pero también, estimularlos a que no bajen la guardia, pues de lo contrario, “todos los males de manejo, pasarán a ser culpa del PRRS”.

Establecer el “clima” de la reunión:

Para que la reunión genere una expectativa positiva, (pues el personal, que se siente evaluado, suele ponerse a la defensiva). Al entrar a la reunión, es recomendable usar un “rompe hielos”, recibir con contacto visual positivo, sonrisa, comentario de fútbol, o algo gracioso, por unos segundos, antes de ir al grano.

1. Servir un café, y algo liviano para comer, o algo fresco para tomar. Algo “un poco mejor que lo del día a día”, para reforzar, subliminalmente la importancia de la reunión.

2. El lugar deberá ser adecuado, cómodo, y sin interrupciones. El mensaje sub liminal siempre debe ser: “este evento es importante, la información es importante, y por tanto, el foco y el lugar son importantes”.

3. Respetar los tiempos de los puntuales; Quien llega tarde debe ser observado. (Nadie se queda sentado o llega tarde, cuando el DT reúne al equipo, y los llama a cerrar el circulo).

4. Ir a los números- Se puede criticar a los números, pero no a las personas, siempre comparar los números, contra “metas razonables pre pautadas”. Luego de esto, se debe pasar rápidamente a analizar las hipótesis de mejoras.

5. Siempre puede haber alguien que, inconscientemente, lleve el foco de la reunión, hacia otro lado. El coordinador, debe volver a traer el foco de la reunión a lo que es importante y se está discutiendo en ese momento.

6. Moderar la reunión si surgen críticas o desacuerdos, (tomando lo constructivo). Enfocarse en “la mejora continua”, como objetivo común.

7. Cerrar la reunión siempre cuidando que “quede una buena sensación”, que nadie surja como perdedor.

Las reuniones regulares con el “equipo clave”, son un pilar de la mejora continua. Pero estas deben ser bien preparadas, estructuradas, y “cuidadas” como una planta, para que den sus frutos.

 

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