Dữ liệu trên trang trại có khi nào bị “ảo” không? Liệu chúng ta đã biết cách truyền tải tầm quan trọng của việc ghi chép dữ liệu chuẩn xác?

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý dữ liệu trên thị trường và hầu hết các trang trại đều sử dụng một trong số đó trong các hoạt động sản xuất hằng ngày. Mặc dù các phần mềm này được sử dụng thường xuyên và rộng rãi, không phải ai cũng thật sự ý thức được tầm quan trọng của việc đảm bảo độ tin cậy của dữ liệu trước khi nhập vào chương trình.

Những sai sót thường gặp trong việc ghi chép dữ liệu

Tất cả các trang trại đều ghi chép chính xác số lượng heo con cai sữa, đây là chỉ tiêu sản xuất quan trọng nhất. Tuy nhiên, độ chính xác của các dữ liệu khác lại không đồng đều. Một số lỗi thường gặp gồm có:

• Không ghi chép đầy đủ số heo con chết lưu.
• Ghi nhầm những heo con sinh ra rất yếu thành chết lưu.
• Bỏ sót số heo con chết trong giai đoạn theo mẹ hoặc không ghi rõ nguyên nhân chết.
• Ghi sai nguyên nhân heo con chết.
• Không ghi chép việc chuyển heo con giữa các nái.
• Chia đều số con giữa các ổ đẻ rồi mới ghi chép số heo con sinh ra.
• Thu thập số liệu sau khi nái đã đẻ 2–3 ngày và chỉ ghi lại số heo con còn sống ở thời điểm đó.
• Không ghi chép hoặc ghi sai nguyên nhân loại thải heo nái (ví dụ: nái bị loại do liệt nhưng lại được ghi nhận là chết).
• Không xóa những con nái đã bị loại hoặc bị tiêu hủy ra khỏi hệ thống, tạo thành “nái ảo” trong dữ liệu

Những nguyên nhân thường gặp dẫn đến ghi chép sai dữ liệu

Trong đa số trường hợp, những sai sót trong việc nhập liệu không phải do cố ý, mà chủ yếu do người quản lý chưa nhận thức hết tầm quan trọng của việc dữ liệu phải chính xác, đáng tin cậy. Các nguyên nhân phổ biến bao gồm:

• Quy trình ghi chép dữ liệu được kế thừa từ những quản lý trang trại trước đó.
• Muốn tiết kiệm thời gian trong các công việc quản lý.
• Cơ chế thưởng năng suất được thiết kế chưa hợp lý.
• Nhân viên tự tạo áp lực cho bản thân để đạt kết quả tốt nhất có thể.
• Không ghi chép dữ liệu ngay tại thời điểm phát sinh (dù bằng tay hay tự động).
• Thiếu đào tạo về tầm quan trọng của việc ghi chép chính xác.
• Thiếu hướng dẫn cụ thể, rõ ràng khi nhập liệu.

Tầm quan trọng của việc ghi chép dữ liệu chính xác

Để nâng cao hiệu quả sản xuất của trang trại, chúng ta cần xác định những khâu còn nhiều tiềm năng cải thiện. Muốn làm được điều đó, dữ liệu được nhập phải thật sự đáng tin cậy, vì chỉ có như vậy mới giúp nhận diện chính xác các điểm cần tập trung thay đổi.

Hãy cùng xem một vài ví dụ minh họa:

Nếu muốn nâng số heo con cai sữa trên lứa, chúng ta cần đánh giá xem nên tập trung vào việc giảm tỷ lệ chết trước cai sữa hay là tăng số heo con sinh ra còn sống (Hình 1).

• Để tăng số heo con sinh ra còn sống, cần xác định điểm mấu chốt cần cải thiện là tăng tổng số con sinh ra hay giảm số heo con chết lưu.
• Nếu không ghi chép đầy đủ số heo con chết lưu, chúng ta có thể nhầm tưởng rằng vấn đề nằm ở tổng số con sinh ra ít (từ đó kiểm tra lại quy trình phối giống), trong khi thực tế vấn đề có thể do tỷ lệ chết lưu cao, cần phải xem lại quy trình chăm sóc khi nái đẻ.
• Nếu heo con sinh ra yếu bị ghi nhầm thành chết lưu, chúng ta sẽ cho rằng vấn đề là số con sinh ra còn sống thấp, đồng thời vô tình làm giảm tỷ lệ chết trước cai sữa trên thực tế.
• Nếu việc ghép heo con không được ghi chép lại, sẽ khó phát hiện những nái có nhiều heo con chết trong giai đoạn theo mẹ lặp đi lặp lại và cần loại thải. Do các nái này thường cai sữa heo con được chuyển từ nái khác sang, nên năng suất kém của chúng có thể bị che lấp.
• Nếu loại những nái có nhiều lần lên giống lại nhưng không ghi rõ nguyên nhân loại, sẽ khó phát hiện và khắc phục tình trạng tỷ lệ đậu thai thấp.
• Nếu có quá nhiều heo con trên 15 ngày tuổi chết do mẹ đè, gần như chắc chắn trang trại đang gặp vấn đề về kiểm soát nhiệt độ trong phòng đẻ (phòng quá lạnh hoặc ổ úm quá nóng). Nhưng để phát hiện được, cần ghi rõ số heo con chết, nguyên nhân thật sự và ngày chết chính xác.
• Nếu không ghi chép chính xác những nái đã bị loại thải và không xóa chúng khỏi hệ thống, sẽ phát sinh tình trạng “nái ảo”, những nái thực tế không còn trong trại nhưng vẫn còn trong số liệu phần mềm. Điều này làm tăng số ngày không sản xuất (NPD) và khiến chúng ta tốn nhiều thời gian đi tìm nguyên nhân vấn đề.

Cách nhận biết dữ liệu ghi chép thiếu độ tin cậy

Không phải lúc nào cũng dễ dàng khẳng định dữ liệu trên một trang trại có chính xác hay không. Tuy nhiên, một số dấu hiệu dưới đây có thể giúp ta nghi ngờ rằng việc ghi chép chưa thực sự đáng tin cậy:

• Trang trại có tỷ lệ chết trước cai sữa thuộc nhóm tốt nhất, nhưng lại nằm trong nhóm tệ nhất về số heo con chết lưu. Có thể họ đang ghi những heo con sinh ra còn sống nhưng yếu ớt thành chết lưu?
• Trang trại có số tổng số heo con sinh ra thấp, đồng thời tỷ lệ chết lưu cũng rất thấp. Liệu họ có ghi nhận đầy đủ số heo chết lưu không?
• Trang trại có biểu đồ tổng số con sinh ra theo lứa đẻ ít biến động (Hình 2). Có phải họ đang chia đều số con giữa các ổ rồi mới ghi chép dữ liệu?

• Phân bố năng suất sinh sản: Có xuất hiện một cỡ ổ đẻ nào chiếm tỷ lệ quá cao (trên 25%) so với các cỡ ổ khác không?

• Khi phân tích độ lệch chuẩn của các chỉ tiêu tổng số con sinh ra, số con sinh ra còn sống và số con cai sữa, ta kỳ vọng: độ lệch chuẩn của tổng số heo con sinh > số con sinh ra còn sống > số con cai sữa (Hình 4). Ở những trang trại có dữ liệu thiếu tin cậy, quy luật này thường không được thể hiện rõ.

Kết luận

Việc sử dụng các phần mềm quản lý mang lại nhiều lợi ích thiết thực, từ việc lập danh sách công việc cho đến tổng hợp báo cáo sản xuất. Thông qua phân tích dữ liệu sản xuất, chúng ta có thể phát hiện những điểm còn hạn chế, từ đó tập trung cải thiện để nâng cao năng suất của trại, đồng thời giảm chi phí sản xuất.

Để việc đánh giá kỹ thuật thực sự mang lại hiệu quả và giúp nâng cao kết quả sản xuất, dữ liệu nhập vào phần mềm quản lý phải phản ánh đúng những gì đang diễn ra ngoài thực tế tại trang trại.