La extraordinaria importancia del mantenimiento preventivo

Planteamiento
Viernes 8 agosto 2003 (hace 13 años 3 meses 28 días)
Planteamiento

La fábrica Piensos Universal está completamente parada. De las dos averías de esta semana, la de hoy es la más grave: se ha roto el motor de la mezcladora. Es media mañana de un viernes.

El plan de mantenimiento preventivo se diseñó hacía tiempo de acuerdo con lo que el jefe de fábrica creía "básico". Sin embargo el propio jefe de fábrica nunca lo aplicó, a decir de él, por falta de tiempo.

Preocupado por la acumulación de pedidos, antes de ir a hablar con el jefe de fábrica el gerente consultó los registros de mantenimiento de la mezcladora: estaban todos en blanco. El jefe de fábrica le confesó que la avería se veía venir desde hacía tiempo pues el motor hacía bastante ruido. De hecho "tenía planeado comprar la pieza", pero en los tres últimos meses no había tenido un minuto.

El gerente pregunta si se engrasaba el motor de acuerdo con el plan de mantenimiento, y el jefe de fábrica respondió que "cuando se podía". Cuando lo hacía no lo apuntaba en el correspondiente registro porque "se le olvidaba".

El caso es que tenían la línea parada, los pedidos se acumulaban y la reparación supondría graves perjuicios para la empresa.

  • ¿Se pudo haber evitado la avería?
  • ¿Quién es el responsable del problema?
  • ¿Cuánto puede costar la avería?


Mantenimiento preventivo: una perspectiva


El mantenimiento preventivo actúa sobre una instalación o equipo para reducir la probabilidad de avería originada en el desgaste. Se contrapone al concepto de mantenimiento paliativo, que es el que se realiza una vez una avería se ha producido.

La Administración exige que el mantenimiento preventivo controle como mínimo la integridad de aquellos elementos que pudiesen poner en peligro la seguridad alimentaria. Por ejemplo, comprobar el buen cierre de raseras y compuertas que impidan la contaminación cruzada entre lotes. Este enfoque no se preocupa de que las máquinas funcionen o no, sino de que lo hagan con seguridad para el consumidor.

Cuando una empresa se preocupa de verdad por sus intereses económicos y por sus clientes el enfoque ha de ser más exhaustivo: el mantenimiento ha de preocuparse también por que las máquinas no se paren y que trabajen de acuerdo con sus especificaciones.

Algunas escuelas separan el mantenimiento preventivo del plan de limpieza, del plan de calibración o del plan de control de plagas, entendiendo por mantenimiento preventivo aquello relacionado con cuestiones mecánicas. Nosotros apostamos decididamente por incluirlo todo en un único plan. La experiencia muestra que es muchísimo más práctico, operativo y eficaz.

Todo plan de mantenimiento preventivo ha de tener un único responsable que dependa directamente de gerencia. Si producción está por encima de mantenimiento pueden darse situaciones como las descritas en nuestro ejemplo: que el día a día productivo haga que no se siga el plan de mantenimiento.

El desarrollo de un plan de mantenimiento he de partir de una lista en la que esté identificada de forma inequívoca cada zona de trabajo y cada máquina. Cada máquina y cada zona de trabajo ha de disponer de una ficha que en la que se detallen las diferentes partes constituyentes básicas (piezas), así como el mantenimiento básico a realizar y su periodicidad.

Las tareas que se especifican conviene pasarlos a un planning. Los hay informáticos y los hay en papel. Las fábricas de tamaño pequeño o mediano con un soporte tipo papel suelen tener suficiente. De hecho es mejor, pues evita la pereza tener que ir hasta un ordenador muchas veces lejano o apagado, cuando no lento. Otra ventaja de los plannings es que colgados en la pared dan una visión fácil de comprender para cualquier operario, propio o subcontratado del estado de mantenimiento de una fábrica, así como de las tareas a realizar.

Resolución del caso

Las causas del problema no son únicas:
  • Había un plan de mantenimiento, que nadie siguió.
  • No se comprobó si el plan de mantenimiento se seguía.
  • Hay una aparente falta de tiempo para hacer "cosas secundarias": hay que preguntarse el porqué de esa falta de tiempo, y también si realmente el mantenimiento preventivo es "secundario".

    • La "falta de tiempo", aparte de una posible insuficiencia de capacidad productiva, puede deberse a...

      • Causas extrínsecas (desorganización por parte de los clientes, mala organización de los pedidos);
      • Causas intrínsecas (desorganización interna, falta de criterios productivos, etc.).
      • En cualquiera de los dos casos si una persona no se sabe organizar, la empresa ha de enseñarle o dar guías en su propio beneficio.

    • El mantenimiento preventivo de ninguna manera es secundario: parar la fábrica de vez en cuando para repasarla es más barato que la suma de los costes de las averías asociadas a un mal mantenimiento.
Desde nuestro punto de vista el mal que padece esta empresa puede deberse a un problema muy común: no pararse nunca a pensar, a planificar, a valorar lo que resulta más rentable a nivel organizativo. Muestra extrema de este problema es que incluso habiendo señales graves de avería, el jefe de fábrica lo fue dejando pasar hasta que el mal ya fue inevitable.

En este caso la solución pasaría por crear una figura de jefe de mantenimiento, directamente dependiente de gerencia, y que respondiese por el grado de cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo. Un indicador de la gestión que hiciese de su cometido estaría en el número de horas de paradas por averías. Debería reducir al mínimo los costes de los paros por avería a través de la correcta implantación de un buen plan de mantenimiento preventivo, con lo que debería registrar no sólo los tiempos y costes de las averías, sino también los tiempos y costes de las propias acciones de mantenimiento preventivo. Porque una cosa está clara: se ha de evitar las averías, pero no a cualquier precio.

Xavier Bará. QSM Consultors. España

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